Leider greift die digitale Ablage nur sehr, sehr langsam – oder auch gar nicht!

Nachstehend einige Tipps zur Reduzierung der Papierflut im Büro und auf Ihrem Schreibtisch.

Zeitschriften

  • Interessante Artikel / aktuelle Berichte kopieren und direkt in den entsprechenden Ordner heften – die Zeitschrift dann aber auch bitte entsorgen!
  • Den Artikel-Ordner bitte in regelmäßigen Abständen durchsehen und überholte Artikel aussortieren. Es hilft, wenn Sie sich dafür einen festen Zeitblock in Ihrem Terminkalender reservieren.

Ablagefächer

  • Möglichst täglich, aber mindestens einmal wöchentlich leeren.
  • Wählen Sie dazu einen Zeitpunkt, an dem Sie ungestört eine Stunde arbeiten können.

Dokumente

  • Jedes Dokument bitte nur einmal abheften!
  • Bei Mehrfachverwendung arbeiten Sie mit Excel-Listen in denen vermerkt ist, wo das Dokument abgeheftet ist.

Newsletter / Informationen / Werbung

  • Zugestellte und nicht erforderliche Newsletter / Informationen umgehend abbestellen.
  • Werbung entsorgen – bei Bedarf kann ein individuelles Angebot eingeholt werden.

Präsentationen / Unterlagen

  • Greifen Sie bei Präsentationen oder Unterlagen auf die Fachabteilungen zurück. Dort werden diese meistens archiviert und sind bei Bedarf verfügbar.

Fixtermin

  • Nutzen Sie „ruhigere Zeiten“ und planen Sie einmal jährlichen einen „Aussortiertermin“ ein. An diesem Tag werden Akten, Mappen und „Sammelecken“ durchgesehen und es wird konsequent entsorgt. Benötigen Sie die Präsentation aus dem Februar vergangenen Jahres wirklich noch?

Dies sind nur einige Beispiele, wie die Papierflut eingedämmt werden kann. Bei der digitalen Ablage und E-Mails bedarf es eines besonderen Systems. Dieses sollte auf Ihren individuellen Bedarf zugeschnitten sein. Sprechen Sie mich gerne an: andauer@psa-sekretariat.de. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.

Mit den besten Grüßen
Elke Andauer