Fehler beim Absetzen vermeiden

Bereits kleine Formfehler können Unternehmen den Abzug von Bewirtungskosten von der Steuer kosten. Wichtig ist es deshalb zu wissen, worauf man achten muss.

70 Prozent der Bewirtungskosten lassen sich als Betriebsausgabe absetzen. Doch wer das tun möchte, muss immer strengere Formvorschriften einhalten. Schon kleine Formfehler führten nach Angaben der Wirtschaftskanzlei DHPG dazu, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt der erhofften Steuerminderung könne es im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.

Eigenbelege oder Kreditkartenabrechnungen reichen nicht aus

Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. X R 57/09) unterstreicht das von der Kanzlei Gesagte: Im vom BFH bearbeiteten Fall fehlte auf den Gaststättenrechnungen der Name des Bewirtenden. Das ist aber nach Ansicht der Richter zwingend erforderlich, weil sonst nicht erkannt werden kann, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Das Gericht stellte klar, dass ergänzende Nachweise wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen. Sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg. Aufwendungen, die einen Betrag von 150 Euro brutto nicht überschreiten, werden jedoch weiterhin vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt.

„Schnell stolpern Steuerzahler über die hohen formellen Hürden bei Bewirtungskosten“, erklärt Klaus Zimmermann, Steuerberater der DHPG, in einer entsprechenden Presseinformation. Steuerzahler sollten Bewirtungsaufwendungen immer zeitnah und vollständig dokumentieren. Je länger Bewirtungsabrechnungen liegen blieben, desto höher sei die Fehlerquote, so Zimmermann weiter. Wer also keine ordnungsgemäßen Nachweise vorlegt, lückenhafte Angaben macht oder separate Aufzeichnungen unterschlägt, riskiert die Streichung des kompletten Abzugs. Nachbesserungen sind häufig nicht mehr möglich.

Sonderfall Restaurant-Belege

Maschinelle Rechnungen von Gaststätten sollten zudem sofort auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden, da korrigierte Restaurantbelege im Nachhinein nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand beschafft werden könnten. Die Experten der DHPG warnen auch vor Restaurantbons aus Thermopapier. Sie könnten über die Jahre ausbleichen und sollten deshalb auf Normalpapier kopiert werden, damit sie der Betriebsprüfer besser lesen könne.

Auch wenn eine Rechnung formal korrekt sei, hieße das noch lange nicht, dass der Steuerabzug per se gesichert ist, gibt DHPG zu bedenken. Der Bewirtende müsse hierbei noch steuerliche Pflichtangaben ergänzen – eine beliebte Fehlerquelle. Der Rat der Steuerexperten: Steuerzahler können die notwendigen Angaben handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem beiliegenden Schriftstück vornehmen. Erfolgen die Angaben hingegen getrennt voneinander, müssen beide Dokumente zusammen abgeheftet werden. Auch beim Verbuchen sollten alle Belege noch einmal auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden.

Typische Fehler bei Bewirtungsbelegen

Erfüllen Belege nicht die Formvorschriften, setzen Finanzbeamte den Rotstift an. DHPG nennt die drei häufigsten Fehler und gibt folgende Tipps für deren Vermeidung:

Unvollständige Angaben

Ein steuerlich ordnungsgemäßer Restaurantbeleg erfordert Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch eine Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab einem Betrag von 150 Euro brutto muss die Rechnung zudem den Namen des Bewirtenden enthalten.

Fragwürdiger Anlass

Wird ein schwammiger Grund für die Bewirtung angegeben, zweifelt das Finanzamt die geschäftliche Veranlassung an. Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ genügen in keinem Fall. Der Anlass des Treffens sollte möglichst konkret und detailliert festgehalten werden. Beispiele: „Zeitplanung für Software-Umstellung“ oder „Marketingstrategie für neue Produktlinie“.

Überhöhte Kosten

Bewirtungskosten sollten immer in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Unternehmens stehen. Sehr teure und häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten sollten deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem privaten Portemonnaie bezahlt werden.

Quelle: DHPG Dr. Harzem & Partner KFG